Reglement Stadsdichter Zutphen

1. over de functie van stadsdichter:

a)    de stadsdichter draagt bij aan het sociaal culturele klimaat van Zutphen en Warnsveld door het schrijven van gedichten, het voordragen uit eigen werk tijdens (culturele) activiteiten en andere belangrijke gebeurtenissen en het bevorderen van de dichtkunst in de gemeente Zutphen en het actief digitaal verspreiden van de stadsgedichten via de website en social media van Stichting Dichter bij Zutphen;

b)    de gedichten van de stadsdichter hebben betrekking op actuele gebeurtenissen in de Zutphense samenleving. Ook opvallende aspecten van het leven in de gemeente kunnen de stadsdichter inspireren tot het maken van een gedicht;

c)    de gedichten zetten door hun inhoud, lyriek of humor de bewoners van Zutphen even op het andere been en betrekken hen bij de Zutphense samenleving.

2. wat van de stadsdichter wordt verwacht:

a)    de stadsdichter schrijft in elk jaar van zijn of haar benoemingsperiode tenminste vijf gedichten, in principe bij door de gemeente Zutphen aangedragen gelegenheden;

b)    een van die gedichten gaat over een door de stichting aan te geven gebeurtenis of thema;

c)    naast een eerste optreden tijdens de manifestatie waar de stadsdichter wordt benoemd, treedt de stadsdichter op verzoek van het stichtingsbestuur twee maal per jaar op tijdens een nader te bepalen culturele activiteit of bij een andere belangrijke gebeurtenis in de gemeente Zutphen of verleent medewerking aan een workshop/masterclass;

d)    gedichten kunnen ook in opdracht van burgers, instellingen, bedrijven en/of gemeente gemaakt worden. Dit wordt tevoren afgestemd met het bestuur. Tevens stelt het bestuur het tarief vast;

e)    de stadsdichter is vrij om in aanvulling op het bovenstaande meer activiteiten te ontplooien in het kader van zijn of haar functie;

f)     de stadsdichter informeert de voorzitter van het stichtingsbestuur over (extra) gedichten die de stadsdichter uit hoofde van de functie heeft geschreven alvorens deze als stadsdichter te ondertekenen;

g)    de stadsdichter informeert de voorzitter van het stichtingsbestuur van te voren over voorgenomen activiteiten die de stadsdichter uit hoofde van de functie verricht.

3. benoemingstermijn:

a)    de stadsdichter wordt benoemd voor de periode van twee jaar;

b)    de termijn loopt van Gedichtendag laatste donderdag in januari in het oneven jaar tot de volgende Gedichtendag in een oneven jaar;

c)    de stadsdichter is na afloop van zijn of haar termijn niet aansluitend herbenoembaar voor een volgende periode.

4. selectiecriteria:

a)    de stadsdichter kan dichten en voordragen op niveau, mede met gebruikmaking van nieuwe media;

b)    zijn of haar gedichten getuigen van vakmanschap/vakvrouwschap;

c)    de gedichten hebben zeggingskracht en betekenis/relevantie;

d)    de stadsdichter heeft een eigen stijl;

e)    de stadsdichter is woonachtig in de gemeente Zutphen of daar tenminste frequent aanwezig en betrokken bij de Zutphense samenleving;

f)     de stadsdichter is in staat en bereid om bij verschillende gelegenheden voor te dragen uit eigen werk;

g)    uitgesloten van de benoeming tot stadsdichter zijn mensen die uit hoofde van hun functie direct betrokken zijn bij het bestuur van de gemeente Zutphen (burgemeester en wethouders, leden van de gemeenteraad, ambtenaren);

h)    tevens zijn uitgesloten van benoeming tot stadsdichter de leden van het bestuur en de vrijwilligers van stichting Dichter bij Zutphen en de leden van de jury.

5. wervingsprocedure:

a)    de stichting roept belangstellenden op zich kandidaat te stellen voor de functie van stadsdichter;

b)    de oproeping gebeurt via de media en de website van de stichting www.dichterbijzutphen.nl;

c)    het stichtingsbestuur kan mogelijk belangstellenden persoonlijk en vrijblijvend attenderen op de functie;

d)    de leden van de jury onthouden zich van het persoonlijk attenderen van mogelijk belangstellenden;

e)    kandidaten kunnen zich melden aan de jury op de in artikel 9 aangegeven wijze.

6. selectieprocedure:

a)    het stichtingsbestuur stelt een onafhankelijke jury aan;

b)    de jury wordt voorgezeten door de burgemeester van Zutphen;

c)    de jury komt zoveel mogelijk in consent tot haar keuze voor één kandidaat stadsdichter;

d)    Indien geen consent mogelijk blijkt, beslist de jury bij meerderheid van stemmen;

e)    de jury stelt een shortlist van minimaal 3 en maximaal 5 genomineerden op;

f)     de genomineerden op de shortlist, worden in augustus door de jury – in overleg met het bestuur – van de stichting bekend gemaakt;

g)    de jury kan met genomineerden hun wederzijdse visie op het stadsdichterschap en bereidheid tot optreden en medewerking aan workshops/masterclasses bespreken;

h)    de jury draagt één kandidaat bindend voor;

i)     de jury stelt een juryrapport op.

7. de samenstelling van de jury:

a)    de jury bestaat naast de voorzitter uit 4 ter zake kundige personen, onder wie de scheidend stadsdichter;

b)    van de leden van de jury zijn tenminste enkelen woonachtig of frequent aanwezig in de gemeente Zutphen.

8. vertrouwelijkheid van het werk van de jury:

a)    de werkzaamheden van de jury worden in volstrekte vertrouwelijkheid verricht;

b)    de leden van de jury bespreken met niemand buiten de jury wie zich kandidaat heeft gesteld;

c)    nadat zij haar keuze voor genomineerden heeft bepaald, geeft de jury haar voordracht vertrouwelijk door aan de voorzitter van de stichting;

d)    na de selectierondes, waarin de kandidaten ook hun voordrachtstalent hebben getoond, geeft de jury haar definitieve voordracht en het juryrapport vertrouwelijk door aan de voorzitter van de stichting;

e)    anders dan deze vertrouwelijke mededeling aan de voorzitter van de stichting laat de jury aan niemand weten op wie haar keuze is gevallen;

f)     ingezonden brieven en gedichten worden door de jury aan de inzenders geretourneerd met de vermelding dat de keuze niet op de kandidaat is gevallen;

g)    de jury of leden van de jury doen geen mededelingen naar kandidaten, de media of anderen buiten het bestuur van Dichter bij Zutphen over, of naar aanleiding van, de uitslag van de verkiezing.

9. de wijze waarop kandidaten zich kunnen melden:

a)    kandidaten kunnen zich melden door het inzenden van vier gedichten, een kort cv met betrekking tot zijn of haar dichterschap en een korte brief met daarin de persoonlijke motivatie voor de functie van stadsdichter;

b)    van deze vier gedichten zijn er tenminste twee voor deze gelegenheid geschreven;

c)    deze twee gedichten hebben betrekking op de actualiteit van Zutphen en/of Warnsveld;

d)    inzendingen van kandidaten, volgens de beschrijving bij punt a) dienen te worden gestuurd aan: info@dichterbijzutphen.nl;

e)    de inzendtermijn loopt tweejaarlijks van 1 tot 30 juni;

f)     de inzendingen worden ongezien doorgegeven aan de jury;

g)    de inzender van de gedichten gaat door het inzenden akkoord met publicatie van deze twee gedichten in het geval hij of zij wordt benoemd tot stadsdichter;

h)    anonieme inzendingen worden niet in behandeling genomen.

10. de wijze van benoeming:

a)    de stadsdichter wordt door de stichting Dichter bij Zutphen benoemd;

b)    de jury maakt haar keuze vertrouwelijk bekend aan de voorzitter van de stichting Dichter bij Zutphen;

c)    de bekendmaking van de stadsdichter vindt plaats tijdens een door de stichting georganiseerde dichtmanifestatie op Gedichtendag;

d)    tijdens de manifestatie maakt de jury haar rapport bekend, wordt de stadsdichter benoemd en treedt de stadsdichter officieel voor het eerst op;

e)    zo spoedig mogelijk na de benoeming van de stadsdichter hebben het stichtingsbestuur en de kandidaat stadsdichter een gesprek over de samenwerking in de komende twee jaar en de bepalingen van dit reglement.

11. dichterlijke vrijheid:

a)    het bestuur van de stichting draagt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud en strekking van de gedichten van de stadsdichter en kan daarvoor niet door derden verantwoordelijk worden gehouden;

b)    de stadsdichter geniet een grote vrijheid om kritisch te reageren op ontwikkelingen in de Zutphense samenleving. Dat gebeurt opbouwend en op een wijze die toegankelijk is voor grote delen van de bevolking;

c)    de stadsdichter onthoudt zich van het schrijven van persoonlijke hekeldichten;

d)    de gedichten van de stadsdichter zijn geschreven in het Nederlands of in het Zutphens / Warnsvelds dialect.

12. publicatie van de gedichten van de stadsdichter:

a)    Dichter bij Zutphen publiceert de gedichten van de stadsdichter op haar website www.dichterbijzutphen.nl en draagt de gedichten ter publicatie voor aan de gemeente en aan de media;

b)    zoals aangegeven in 2.c treedt de stadsdichter twee maal per jaar op verzoek van de stichting op tijdens een culturele activiteit of een belangrijke gebeurtenis in de gemeente Zutphen;

c)    het copyright op de gedichten die de stadsdichter schrijft in zijn/haar ambt als stadsdichter, berust bij de stichting Dichter bij Zutphen.

13. honorarium:

a)    de stadsdichter ontvangt een honorarium van maximaal € 1500,00 per jaar. Dit is een streefbedrag en wordt door het bestuur bij aanvang van het stadsdichterschap vastgesteld.
Het honorarium wordt betaald in zijn geheel of in termijnen in overleg met de stadsdichter, afhankelijk van de financiële situatie van de Stichting;

b)    het honorarium is inclusief alle kosten die de stadsdichter voor het uitoefenen van de functie maakt;

c)    de stadsdichter is zelf verantwoordelijk voor het melden van zijn of haar verdiensten aan de fiscus en het afdragen van verschuldigde belastingen en premies;

d)    Voor extra gedichten en activiteiten van de stadsdichter wordt door de stichting geen aanvullend honorarium betaald. Het bestuur kan besluiten van deze regel af te wijken en legt dit vast in notulen.

14. begeleiding:

a)    tenminste een maal per jaar is er een voortgangsgesprek tussen het stichtingsbestuur en de stadsdichter;

b)    tussentijds is er tenminste een maal per jaar een voortgangsgesprek tussen de voorzitter van de stichting en de stadsdichter.

15. als er problemen zijn:

a)    de stadsdichter onthoudt zich van activiteiten waarvan hij of zij in redelijkheid kan vermoeden dat deze schadelijk zijn voor de reputatie van personen of de goede naam van de stichting;

b)    als er naar aanleiding van een gedicht of een optreden van de stadsdichter problemen ontstaan, zal het bestuur van de stichting zich – eventueel gezamenlijk met de stadsdichter – inzetten deze problemen op te lossen;

c)    indien de stadsdichter zich herhaaldelijk niet houdt aan de bepalingen van dit reglement en hierop door de stichting is gewezen, kan de stichting in het uiterste geval besluiten de stadsdichter tussentijds uit de functie te ontheffen;

d)    indien de stadsdichter door het bestuur uit de functie is ontheven vervalt het recht op honorarium voor nog niet verrichte diensten;

e)    indien de stadsdichter geen gedichten schrijft of niet optreedt zoals aangegeven in artikel 2, dan zal het bestuur van de stichting daarover in contact treden met de stadsdichter;

f)     als deze gesprekken niet leiden tot de gewenste productiviteit van de stadsdichter op het gewenste niveau, dan kan het stichtingsbestuur de stadsdichter uit de functie ontheffen.

16. evaluatie:

a)    voor het beëindigen van zijn of haar termijn als stadsdichter is er een evaluatief gesprek tussen het stichtingsbestuur en de stadsdichter.

Vastgesteld door het bestuur van Stichting Dichter bij Zutphen,

Geertruud Dorhout, voorzitter a.i.


juli 2014, 4e licht herziene versie

juni 2016, 5e licht herziene versie

juni 2018, 6e licht herziene versie